«Σου στέλνω ηχητικό»: Γιατί προτιμάμε τα voice messages από το τηλέφωνο;

Θέλεις να πεις κάτι σε έναν φίλο ή συνεργάτη. Είναι αρκετά μεγάλο για να το γράψεις, αλλά όχι τόσο επείγον ώστε να τηλεφωνήσεις.

Πατάς το μικρόφωνο και μιλάς για 30 δευτερόλεπτα, ένα λεπτό ή και περισσότερο.

«Σου στέλνω ηχητικό γιατί είναι πολλά για να τα γράψω.»

Μια φράση που κάποτε θα ακουγόταν παράξενη είναι πλέον απολύτως φυσιολογική σε εφαρμογές όπως το WhatsApp, το Messenger και το Instagram.

Τα voice messages βρίσκονται ανάμεσα στα γραπτά μηνύματα και τις τηλεφωνικές κλήσεις. Μεταφέρουν τη φωνή, τον τόνο και την αμεσότητα μιας συνομιλίας, χωρίς όμως να απαιτούν να είναι διαθέσιμοι και οι δύο άνθρωποι την ίδια στιγμή.

Γιατί, λοιπόν, προτιμάμε συχνά να στείλουμε ένα ηχητικό αντί να τηλεφωνήσουμε; Η απάντηση στο ερώτημα «γιατί προτιμάμε τα voice messages» βρίσκεται ακριβώς σε αυτή την ισορροπία ανάμεσα στην αμεσότητα της φωνής και την ελευθερία του χρόνου.

Το τηλέφωνο απαιτεί δύο διαθέσιμους ανθρώπους

Μια τηλεφωνική κλήση βασίζεται σε έναν πολύ συγκεκριμένο κανόνα: για να πραγματοποιηθεί, πρέπει δύο άνθρωποι να είναι διαθέσιμοι περίπου την ίδια στιγμή. Ο ένας καλεί και ο άλλος καλείται είτε να απαντήσει είτε να αποφασίσει ότι δεν μπορεί να μιλήσει εκείνη τη στιγμή.

Το voice message καταργεί αυτή την απαίτηση. Ο αποστολέας μπορεί να μιλήσει όταν έχει χρόνο και ο παραλήπτης να ακούσει το μήνυμα όταν τον εξυπηρετεί. Η επικοινωνία εξακολουθεί να γίνεται με τη φωνή, αλλά παύει να είναι υποχρεωτικά συγχρονισμένη. Αυτό είναι, άλλωστε, ένα από τα στοιχεία που κάνουν τα ηχητικά μηνύματα τόσο ιδιαίτερα: μοιάζουν με μια μικρή τηλεφωνική συνομιλία που δεν χρειάζεται να συμβεί σε πραγματικό χρόνο.

«Μπορώ να σε πάρω τηλέφωνο;»

Η αλλαγή αυτή δεν εμφανίστηκε μόνη της. Όπως έχουμε ήδη αναλύσει στο Targeted.gr στο άρθρο «Μπορώ να σε πάρω τηλέφωνο;»: Γιατί πλέον στέλνουμε μήνυμα πριν καλέσουμε, η τηλεφωνική κλήση έχει αρχίσει να αποκτά έναν διαφορετικό άτυπο κώδικα επικοινωνίας.

Ένα απροειδοποίητο τηλεφώνημα απαιτεί την άμεση προσοχή του άλλου. Το μήνυμα, αντίθετα, του επιτρέπει να απαντήσει όταν μπορεί. Το voice message βρίσκεται ακριβώς ανάμεσα σε αυτές τις δύο συμπεριφορές: δεν χρειάζεται να γράψεις όσα θέλεις να πεις, αλλά ούτε και να διακόψεις τον άλλον. Μπορείς απλώς να μιλήσεις και να αφήσεις την επιλογή του πότε θα πραγματοποιηθεί η ακρόαση στον παραλήπτη.

Το ηχητικό είναι ευκολότερο για εκείνον που το στέλνει

Υπάρχει όμως και μια πολύ πρακτική εξήγηση για τη δημοτικότητα των voice messages. Μερικά πράγματα είναι απλώς ευκολότερο να τα πεις παρά να τα γράψεις.

Φανταστείτε ότι θέλετε να εξηγήσετε τι συνέβη σε μια συνάντηση, να περιγράψετε μια κατάσταση ή να δώσετε αρκετές πληροφορίες σε κάποιον. Η πληκτρολόγηση ενός μεγάλου μηνύματος από το smartphone μπορεί να χρειαστεί χρόνο, ενώ με τη φωνή η ίδια πληροφορία μπορεί να ειπωθεί πολύ πιο φυσικά.

Δεν χρειάζεται να σκεφτείς σημεία στίξης, να διορθώνεις κάθε λάθος του πληκτρολογίου ή να κοιτάζεις συνεχώς την οθόνη. Πατάς το μικρόφωνο και μιλάς.

Από την πλευρά του αποστολέα, λοιπόν, το voice message μπορεί να είναι εξαιρετικά αποτελεσματικό. Από την πλευρά του παραλήπτη, όμως, τα πράγματα είναι λίγο διαφορετικά.

Τα δύο λεπτά που γλίτωσες εσύ πρέπει να τα ακούσει κάποιος άλλος

Εδώ εμφανίζεται ένα μικρό παράδοξο. Ένα μεγάλο ηχητικό μήνυμα μπορεί να είναι πολύ πιο εύκολο να δημιουργηθεί από ένα μεγάλο γραπτό μήνυμα, αλλά δεν είναι απαραίτητα πιο εύκολο να καταναλωθεί.

Ένα κείμενο μπορείς να το σαρώσεις γρήγορα με το βλέμμα, να επιστρέψεις αμέσως σε μια συγκεκριμένη πρόταση ή να το διαβάσεις διακριτικά μέσα στο μετρό, σε μια αίθουσα αναμονής ή σε ένα γραφείο. Ένα voice message, αντίθετα, απαιτεί χρόνο ακρόασης και ένα περιβάλλον στο οποίο μπορείς να το ακούσεις.

Γι’ αυτό άλλωστε εμφανίστηκε και μια ακόμη χαρακτηριστική συνήθεια: η αναπαραγωγή των ηχητικών μηνυμάτων σε μεγαλύτερη ταχύτητα. 1,5x. 2x. Η ίδια τεχνολογία που μας επέτρεψε να στέλνουμε δίλεπτες προφορικές εξηγήσεις δημιούργησε στη συνέχεια και την ανάγκη να τις ακούμε… γρηγορότερα.

Γιατί όμως δεν παίρνουμε απλώς τηλέφωνο;

Γιατί το voice message προσφέρει κάτι που η τηλεφωνική κλήση δεν μπορεί εύκολα να προσφέρει: έλεγχο του χρόνου και στις δύο πλευρές.

Ο αποστολέας επιλέγει πότε θα μιλήσει και ο παραλήπτης πότε θα ακούσει. Κανείς δεν χρειάζεται να βρει ένα κοινό δεκάλεπτο μέσα στην ημέρα.

Αυτό έχει ιδιαίτερη σημασία καθώς το smartphone έχει μετατραπεί σε κοινό σημείο προσωπικής και επαγγελματικής επικοινωνίας. Στο ίδιο κινητό μπορεί να βρίσκονται οικογένεια, φίλοι, συνάδελφοι, πελάτες και συνεργάτες. Για κάποιους, μάλιστα, ο διαχωρισμός αυτών των δύο κόσμων είναι τόσο σημαντικός ώστε επιλέγουν ακόμη και ξεχωριστό προσωπικό και επαγγελματικό smartphone.

Το voice message ταιριάζει πολύ καλά σε αυτή τη νέα πραγματικότητα, επειδή δεν ζητά άμεση διαθεσιμότητα.

Η φωνή μεταφέρει κάτι που το κείμενο δυσκολεύεται να μεταφέρει

Υπάρχει όμως και ένας πιο ανθρώπινος λόγος. Διαβάστε τις δύο ίδιες λέξεις:

«Καλά είμαι.»

Ανάλογα με τον τόνο της φωνής, μπορούν να σημαίνουν «Είμαι μια χαρά», «Δεν είμαι καθόλου καλά», «Δεν θέλω να το συζητήσω», «Είμαι εκνευρισμένος» ή «Κάτι συνέβη, ρώτησέ με».

Στο γραπτό μήνυμα, μεγάλο μέρος αυτής της πληροφορίας χάνεται. Γι’ αυτό χρησιμοποιούμε emojis, σημεία στίξης, GIFs και άλλους μικρούς ψηφιακούς κώδικες για να μεταφέρουμε κάτι που στην προφορική επικοινωνία γίνεται σχεδόν αυτόματα: τον τόνο.

Το voice message επαναφέρει τη φωνή μέσα στην ασύγχρονη επικοινωνία. Ακούμε αν κάποιος γελάει, αν διστάζει, αν είναι ενθουσιασμένος ή κουρασμένος, αλλά και αν αυτό που λέει είναι σοβαρό ή χιουμοριστικό. Δεν λαμβάνουμε μόνο τις λέξεις· λαμβάνουμε και τον τρόπο με τον οποίο ειπώθηκαν.

Το voice message είναι πιο προσωπικό από ένα μήνυμα, αλλά λιγότερο απαιτητικό από μια κλήση

Και ίσως εδώ βρίσκεται η πραγματική επιτυχία του. Ένα γραπτό μήνυμα είναι εξαιρετικά πρακτικό, αλλά μπορεί να μοιάζει ψυχρό. Μια τηλεφωνική κλήση είναι πολύ πιο άμεση και προσωπική, αλλά απαιτεί χρόνο και προσοχή εκείνη ακριβώς τη στιγμή.

Το voice message παίρνει χαρακτηριστικά και από τα δύο. Από το μήνυμα παίρνει την ασύγχρονη φύση του και από την κλήση παίρνει τη φωνή. Γι’ αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο εύκολα για μια ιστορία προς έναν φίλο όσο και για μια γρήγορη εξήγηση προς έναν συνεργάτη.

Είναι αρκετά προσωπικό ώστε να νιώθουμε ότι κάποιος μας μιλάει, αλλά αρκετά ευέλικτο ώστε να μη χρειάζεται να του μιλήσουμε εκείνη τη στιγμή.

Και στην επαγγελματική επικοινωνία;

Εδώ τα πράγματα γίνονται πιο περίπλοκα. Ένα σύντομο voice message μεταξύ δύο συνεργατών που γνωρίζονται καλά μπορεί να είναι πολύ αποτελεσματικό.

«Σου στέλνω ηχητικό γιατί είμαι στον δρόμο. Για το αυριανό meeting, θέλω μόνο να αλλάξουμε αυτά τα δύο πράγματα…»

Μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα μπορεί να μεταφερθεί μια πληροφορία που διαφορετικά θα απαιτούσε μεγαλύτερο μήνυμα. Δεν σημαίνει όμως ότι το voice message είναι κατάλληλο για κάθε επαγγελματική επικοινωνία.

Μια διεύθυνση, ένα ποσό, μια ημερομηνία, μια λίστα αλλαγών ή μια σημαντική συμφωνία είναι πληροφορίες στις οποίες ο παραλήπτης μπορεί να χρειαστεί να επιστρέψει αργότερα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το γραπτό κείμενο είναι συνήθως πολύ πιο εύχρηστο. Κανείς δεν θέλει να ψάχνει μέσα σε ένα ηχητικό τεσσάρων λεπτών για να θυμηθεί αν το ραντεβού ήταν στις 16:30 ή στις 17:30.

Υπάρχει τελικά «σωστό» μήκος για ένα voice message;

Δεν υπάρχει κάποιος καθολικός κανόνας. Υπάρχει όμως ένας αρκετά χρήσιμος τρόπος να το σκεφτούμε: το voice message δεν πρέπει να μεταφέρει στον παραλήπτη όλη τη δουλειά που γλίτωσε ο αποστολέας.

Αν ένα ηχητικό κρατά λίγα δευτερόλεπτα και εξηγεί κάτι γρήγορα, πιθανότατα εξυπηρετεί και τους δύο. Αν εξελιχθεί σε έναν δεκάλεπτο μονόλογο χωρίς δομή, η ευκολία γίνεται μάλλον μονόπλευρη.

Και κάπου εκεί εμφανίζεται η άτυπη «voice message etiquette» της ψηφιακής εποχής: σύντομα όταν γίνεται, σαφή όταν υπάρχει σημαντική πληροφορία και γραπτά όταν κάτι πρέπει να μπορεί να βρεθεί εύκολα αργότερα.

Από την τηλεφωνική κλήση στην επικοινωνία με τους δικούς μας όρους

Η τηλεφωνική επικοινωνία δεν εξαφανίζεται. Ούτε τα voice messages πρόκειται να αντικαταστήσουν κάθε κλήση ή κάθε γραπτό μήνυμα.

Αυτό που αλλάζει είναι ότι πλέον έχουμε περισσότερες επιλογές για το πώς και πότε θα επικοινωνήσουμε. Αν θέλουμε άμεση συζήτηση, τηλεφωνούμε. Αν θέλουμε μια πληροφορία που πρέπει να μείνει γραμμένη, στέλνουμε μήνυμα. Αν θέλουμε να εξηγήσουμε κάτι με τη φωνή μας χωρίς να απαιτήσουμε από τον άλλον να είναι διαθέσιμος εκείνη ακριβώς τη στιγμή, στέλνουμε ηχητικό.

Και ίσως γι’ αυτό το voice message κατάφερε να γίνει τόσο φυσικό κομμάτι της καθημερινότητάς μας. Δεν αντικατέστησε ακριβώς το τηλέφωνο. Πήρε τη φωνή από την τηλεφωνική κλήση και μας επέτρεψε να την ακούσουμε όταν εμείς θέλουμε.

Συχνές ερωτήσεις (FAQ)

Γιατί έχουν γίνει τόσο δημοφιλή τα voice messages;

Συνδυάζουν τη φυσικότητα της φωνής με την ευελιξία του γραπτού μηνύματος. Ο αποστολέας μπορεί να μιλήσει όταν τον εξυπηρετεί και ο παραλήπτης να ακούσει αργότερα, χωρίς να χρειάζεται να είναι διαθέσιμοι ταυτόχρονα.

Είναι καλύτερο ένα voice message από ένα γραπτό μήνυμα;

Εξαρτάται από την πληροφορία. Για μια γρήγορη εξήγηση ή κάτι όπου έχει σημασία ο τόνος της φωνής, το ηχητικό μπορεί να είναι πρακτικότερο. Για διευθύνσεις, ημερομηνίες, ποσά και πληροφορίες που πρέπει να αναζητηθούν αργότερα, το κείμενο συνήθως είναι αποτελεσματικότερο.

Είναι επαγγελματικό να στέλνουμε voice messages;

Μπορεί να είναι, ανάλογα με τη σχέση, το περιβάλλον και το περιεχόμενο. Μεταξύ συνεργατών που ήδη χρησιμοποιούν αυτόν τον τρόπο επικοινωνίας, ένα σύντομο ηχητικό μπορεί να είναι ιδιαίτερα πρακτικό. Σε πιο επίσημες επικοινωνίες ή όταν χρειάζεται σαφές γραπτό αρχείο, το κείμενο ή το email παραμένει προτιμότερο.

Γιατί ακούμε τα voice messages στο 1,5x ή στο 2x;

Η μεγαλύτερη ταχύτητα αναπαραγωγής επιτρέπει στον παραλήπτη να καταναλώσει ένα μεγάλο ηχητικό σε λιγότερο χρόνο. Είναι χαρακτηριστικό παράδειγμα του τρόπου με τον οποίο προσπαθούμε να διατηρήσουμε την ευκολία της φωνητικής επικοινωνίας μειώνοντας παράλληλα τον χρόνο που απαιτεί η ακρόασή της.

Θα αντικαταστήσουν τα voice messages τις τηλεφωνικές κλήσεις;

Όχι απαραίτητα. Εξυπηρετούν διαφορετική ανάγκη. Η τηλεφωνική κλήση παραμένει χρήσιμη όταν χρειάζεται άμεσος διάλογος, ενώ το voice message είναι περισσότερο κατάλληλο όταν θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε τη φωνή χωρίς να απαιτούμε ταυτόχρονη διαθεσιμότητα.